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Arbeitszeiterfassung in Excel: Vorlage zur freien Nutzung

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Kennen Sie das? In Ihrem kleinen Betrieb gibt es keine vernünftige Arbeitszeiterfassung; alles wird notdürftig auf Papier notiert oder Pi mal Daumen erfasst. Wenn Sie das ändern und den Überblick behalten wollen, dann dürfen Sie gerne meine Excel-Tabelle hierfür benutzen, die wir einst im Rahmen der Excel-Schulungen bei REGIALOG entwickelt haben und der ich jetzt ein wenig Feinschliff verpasst habe.

Die Vorlage deckt immer ein Kalenderjahr ab. Sie wird spätestens im Dezember von mir stets für das Folgejahr überarbeitet und hier für Sie zur Verfügung gestellt. Achtung: Eine korrekte Berechnung von Überstunden findet nicht für Tage statt, die in der Zukunft liegen. Dieser Wert bliebt stets bei 0.

Arbeitszeiterfassung 2018

Arbeitszeiterfassung 2019

Was darf ich mit der Vorlage machen?

Die Vorlage ist zur freien Verwendung vorgesehen. Sie dürfen sie auch abwandeln und erweitern, wenn Sie sich das zutrauen. Einzige Einschränkung sind die Verweise auf den Urheber (Logo und Link) auf dem Tabellenblatt „Gesamt“, die nicht entfernt werden dürfen.  Die Weitergabe der Arbeitszeiterfassung ist unter Nennung dieser Bedingung ebenfalls gestattet.

Wie kann ich mich für die Vorlage bedanken?

Gerne begrüße ich Sie als Follower auf meine Facebook-Seite oder auf meinem Twitter-Account. Insbesondere das Teilen dieses Artikels auf Social-Media-Kanälen nehme ich mit Freude zur Kenntnis. Auch bedanke ich mich herzlich für jeden Hinweis auf Fehler in der Vorlage.

Möchten Sie die Arbeitszeiterfassung nach individuellen Vorgaben abwandeln oder erweitern lassen, sprechen Sie mich gerne an. Ich mache Ihnen gerne ein Angebot. Sollten Sie eine EDV-Schulung in Ihrem Betrieb benötigen, dann werfen Sie doch auch einen Blick in mein Portfolio.

Was muss ich eintragen?

Vorbereitend müssen Sie alle gesetzlichen Feiertage vermerken, die in Ihrem Bundesland anstehen. Ebenso muss die Tabelle am Anfang des Jahres wissen, wie hoch die regelmäßige Wochenarbeitszeit ist. Dazu kommt Ihr Urlaubsanspruch, der Resturlaub und die Überstunden aus dem Vorjahr. Falls Sie eine neue Stelle antreten und das Arbeitsjahr nicht am 1. Januar beginnt, geben Sie zudem an, wann die Berechnung starten soll.

Sie tragen täglich ein, wann Sie den Dienst angetreten und wann Sie den Arbeitsplatz verlassen haben. Gegebenenfalls kommt eine Pause dazu, die Sie ebenfalls festhalten können. Bei individuellen Ereignissen wie Urlaub oder Krankheit sind diese auch ganz einfach zu notieren.

Was berechnet die Zeiterfassung?

  • die täglichen Überstunden (auch Minusstunden)
  • die Summe der Überstunden für jeden einzelnen Monat
  • den immer aktuellen Stand Ihres Überstundenkontos
  • Krankheitstage pro Monat und insgesamt im Jahr
  • genommene Urlaubstage pro Monat und Jahr
  • den immer aktuellen Stand ihre Urlaubskontos (Resturlaub)

Insbesondere können Sie jederzeit den aktuellen Stand Ihres Überstunden- und Urlaubskontos ablesen, was Sie unabhängig von den Angaben Ihres Arbeitgebers macht.

Welche Einschränkungen gibt es?

Die Excel-Vorlage umfasst die am häufigsten auftretenden Konstellationen. Folgende Einschränkungen beinhaltet diese freie Version:

  • Die Vorlage geht davon aus, dass Sie an fünf Werktagen von Montag bis Freitag arbeiten. Kommen Wochenenddienste hinzu, werden diese automatisch als Überstunden erfasst. Falls Sie im Gegenzug an einem Wochentag frei nehmen, erhalten Sie dafür Minusstunden. Theoretisch könnten Sie die Tabelle daher auch einsetzen, wenn Sie in Teilzeit arbeiten und dabei die Arbeitszeit nicht auf fünf Tage verteilen. Sie würden dann bei Anwesenheit stets Ihr Arbeitszeitkonto erhöhen und an den freien Tagen Minusstunden angeschrieben bekommen. Wie die Arbeitszeit allerdings in Wochen gehandhabt wird, in denen ein gesetzlicher Feiertag anfällt, ist in Ihrem Betrieb möglicherweise individuell vereinbart. Bei bestimmten Konstellationen ist die Vorlage trotzdem ohne Überarbeitung nutzbar. Sprechen Sie mich gerne darauf an.
  • Eine Erfassung von Arbeitszeit, die über Mitternacht hinweg reicht, ist in dieser Version nur begrenzt möglich. Hilfsweise können Sie die Stunden nach Mitternacht auf die Arbeitszeit des Folgetages aufschlagen. Auch hier dürfen Sie mich gerne ansprechen, wenn Sie Hilfe benötigen.
  • Die Berechnung von Überstunden für zukünftige Tage ist nicht möglich.

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