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Arbeitszeiterfassung in Excel: Vorlage zur freien Nutzung

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Download der Excel-Zeiterfassung

Kennen Sie das? In Ihrem kleinen Betrieb gibt es keine vernünftige Arbeitszeiterfassung; alles wird notdürftig auf Papier notiert oder Pi mal Daumen erfasst. Wenn Sie das ändern und den Überblick behalten wollen, dann dürfen Sie gerne meine Excel-Tabelle hierfür benutzen, die wir einst im Rahmen der Excel-Schulungen bei REGIALOG entwickelt haben und der ich jetzt ein wenig Feinschliff verpasst habe.

Die Vorlage deckt immer ein Kalenderjahr ab. Sie wird spätestens im Dezember von mir stets für das Folgejahr überarbeitet und hier für Sie zur Verfügung gestellt. Achtung: Eine korrekte Berechnung von Überstunden findet nicht für Tage statt, die in der Zukunft liegen. Dieser Wert bleibt stets bei 0.

Arbeitszeiterfassung 2018

Arbeitszeiterfassung 2019

Was darf ich mit der Vorlage machen?

Die Vorlage ist zur freien Verwendung vorgesehen. Sie dürfen sie auch abwandeln und erweitern, wenn Sie sich das zutrauen. Einzige Einschränkung sind die Verweise auf den Urheber (Logo und Link) auf dem Tabellenblatt „Gesamt“, die nicht entfernt werden dürfen.  Die Weitergabe der Arbeitszeiterfassung ist unter Nennung dieser Bedingung ebenfalls gestattet.

Wie kann ich mich für die Vorlage bedanken?

Gerne begrüße ich Sie als Follower auf meine Facebook-Seite oder auf meinem Twitter-Account. Insbesondere das Teilen dieses Artikels auf Social-Media-Kanälen nehme ich mit Freude zur Kenntnis. Auch bedanke ich mich herzlich für jeden Hinweis auf Fehler in der Vorlage.

Möchten Sie die Arbeitszeiterfassung nach individuellen Vorgaben abwandeln oder erweitern lassen, sprechen Sie mich gerne an. Ich mache Ihnen gerne ein Angebot. Sollten Sie eine EDV-Schulung in Ihrem Betrieb benötigen, dann werfen Sie doch auch einen Blick in mein Portfolio.

Was muss ich eintragen?

Vorbereitend müssen Sie alle gesetzlichen Feiertage vermerken, die in Ihrem Bundesland anstehen. Ebenso muss die Tabelle am Anfang des Jahres wissen, wie hoch die regelmäßige Wochenarbeitszeit ist. Dazu kommt Ihr Urlaubsanspruch, der Resturlaub und die Überstunden aus dem Vorjahr. Falls Sie eine neue Stelle antreten und das Arbeitsjahr nicht am 1. Januar beginnt, geben Sie zudem an, wann die Berechnung starten soll.

Sie tragen täglich ein, wann Sie den Dienst angetreten und wann Sie den Arbeitsplatz verlassen haben. Gegebenenfalls kommt eine Pause dazu, die Sie ebenfalls festhalten können. Bei individuellen Ereignissen wie Urlaub oder Krankheit sind diese auch ganz einfach zu notieren.

Was berechnet die Zeiterfassung?

  • die täglichen Überstunden (auch Minusstunden)
  • die Summe der Überstunden für jeden einzelnen Monat
  • den immer aktuellen Stand Ihres Überstundenkontos
  • Krankheitstage pro Monat und insgesamt im Jahr
  • genommene Urlaubstage pro Monat und Jahr
  • den immer aktuellen Stand ihre Urlaubskontos (Resturlaub)

Insbesondere können Sie jederzeit den aktuellen Stand Ihres Überstunden- und Urlaubskontos ablesen, was Sie unabhängig von den Angaben Ihres Arbeitgebers macht.

Welche Einschränkungen gibt es?

Die Excel-Vorlage umfasst die am häufigsten auftretenden Konstellationen. Folgende Einschränkungen beinhaltet diese freie Version:

  • Die Vorlage geht davon aus, dass Sie an fünf Werktagen von Montag bis Freitag arbeiten. Kommen Wochenenddienste hinzu, werden diese automatisch als Überstunden erfasst. Falls Sie im Gegenzug an einem Wochentag frei nehmen, erhalten Sie dafür Minusstunden. Theoretisch könnten Sie die Tabelle daher auch einsetzen, wenn Sie in Teilzeit arbeiten und dabei die Arbeitszeit nicht auf fünf Tage verteilen. Sie würden dann bei Anwesenheit stets Ihr Arbeitszeitkonto erhöhen und an den freien Tagen Minusstunden angeschrieben bekommen. Wie die Arbeitszeit allerdings in Wochen gehandhabt wird, in denen ein gesetzlicher Feiertag anfällt, ist in Ihrem Betrieb möglicherweise individuell vereinbart. Bei bestimmten Konstellationen ist die Vorlage trotzdem ohne Überarbeitung nutzbar. Sprechen Sie mich gerne darauf an.
  • Eine Erfassung von Arbeitszeit, die über Mitternacht hinweg reicht, ist in dieser Version nur begrenzt möglich. Hilfsweise können Sie die Stunden nach Mitternacht auf die Arbeitszeit des Folgetages aufschlagen. Auch hier dürfen Sie mich gerne ansprechen, wenn Sie Hilfe benötigen.
  • Die Berechnung von Überstunden für zukünftige Tage ist nicht möglich.

40 thoughts on “Arbeitszeiterfassung in Excel: Vorlage zur freien Nutzung

  1. Guten Abend Herr Dr. Kaufmann,

    Vielen Dank für die tolle Vorlage! Ich habe sie eben schon ausprobiert und sie ist wirklich sehr gut.
    Mein Problem ist allerdings, dass ich 42 Stunden arbeite, Montag bis Donnerstag 8,5h und Freitag 8h. Ihre Vorlage verteilt gerecht auf alle Tage 8,40 h. Ich würde allerdings gerne die genaue Zeitaufteilung in der Tabelle haben, da ich teilweise Dienste habe und der nächste Tag frei ist, so dass das am Ende ungünstig mit der Berechnung der einzelnen Überstunden pro Tag ist, wenn der Soll an jedem Tag 8,40 h ist.
    Meine Lösung war, dieses Problem erstmal manuell zu lösen. Gibt es eine Möglichkeit Excel beizubringen, dass es die Arbeitzeiten entsprechend auf die Wochentage aufteilt?

    Mit vielen Grüßen,
    Viktoria Lattke

    1. Guten Abend, Frau Lattke,
      es freut mich, dass Ihnen die Tabelle zusagt. Das ist natürlich eine individuelle Umstrukturierung, die Sie sich da wünschen. Dafür müsste ich die Formeln in der Spalte H mit einer verschachtelten WENN-Funktion anpassen. Ich schreibe Sie mal dazu per Mail an.

  2. Hallo! Ich bin auch sehr begeistert von Ihrem Tool.
    Allerdings zeigt er mir im Januar und Februar und März bei den Überstunden ein Minus an – jeden Tag das Soll als Minus.
    Ab April ist es richtig.
    Wenn ich die Formeln vor kopiere, z.B. in den Januar geht das gut, solange ich nicht das Datum wieder auf Januar ändere.. habe mir die Formeln anzeigen lassen – aber die Formeln sind indentisch.. Bin ratlos.. Können Sie mir helfen?
    Vielen Dank schon jetzt.
    Beste Grüße
    Monika Baldrian
    Spielen in der Stadt e.V.

    1. Hallo Frau Baldrian,
      natürlich kann ich helfen. Zunächst einmal: Wie oben erwähnt, errechnet die Tabelle für zukünftige Tage immer eine 0 bei den Überstunden. Sonst würden Sie immer für zukünftige Tage ein enormes Minus besitzen. Damit Sie aber für vergangene Tage, an denen Sie noch gar kein Arbeitsverhältnis hatten, auch keine Minusstunden bekommen, gibt es im Tabellenblatt „Gesamt“ die Möglichkeit, den Start der Beschäftigung“ einzutragen. Dann beginnt die Berechnung erst ab diesem Zeitpunkt.

  3. Hallo Herr Kaufmann,

    auch ich bin von Ihrem Tool begeistert und würde mich gerne bedanken!
    Ich würde aber auch gerne das eine oder andere ändern und weiß nicht genau wie.
    Ich habe keine festen Sollstunden. Es wird am Ende nur geschaut wie viele Stunden ich über den Monat gearbeitet habe.
    Wie entferne ich folgende Punkte, ohne dass die Tabelle dadurch verändern wird:

    – Spalte „Krank/Urlaub/Feiertag“
    – Spalte „Soll“
    – Spalte „Pause“

    Mit freundlichen Grüßen,

    Onur Yürgüc

    1. Hallo Herr Yürgüc,
      das wäre ein erhebliches Eingriff in die Funktionsweise der Tabelle. Eigentlich ist es eine Reduktion um die meisten Funktionen. Sie müssten auf jedem Tabellenblatt die Spalten C, F und H löschen. Dann müssten die Formeln in Spalte G angepasst werden. Wenn Sie das Soll löschen, lassen sich aber auch keine Überstunden mehr berechnen. Sie müssten damit auch die Spalte I löschen. Das alles hätte dann Auswirkungen auf eine Reihe von Endberechnungen, die wiederum Fehlermeldungen oder falsche Ergebnisse anzeigen würden. Ich weiß nicht, ob Sie sich das zutrauen.

  4. Lieber Herr Dr. Kaufmann,

    haben Sie 1000 Dank für diese tolle Excel-Liste zur Zeiterfassung. Runtergeladen, die wenigen „ToDo’s“ durchgelesen, alles soweit vorbereitet und eingetragen und fertig. Danke im Namen aller die dieses Sheet verwenden und Danke im Namen derer, die das noch machen werden.

    Ihnen alles Gute und weiter so!
    VG, Selena Becherano

  5. Sehr geehrter Herr Dr. Kaufmann,
    vielen Dank für diese Excel- Liste. Damit kann wirklich jeder einfach die Arbeitszeiten erfassen.
    Haben Sie dieses tolle Programm auch noch für die Jahre 2015, 2016 und 2017?
    Herzliche Grüße,
    Kerstin Dobrindt

    1. Leider habe ich die Tabelle erstmals für 2018 erstellt. Für einen kleinen Unkostenbeitrag kann ich die älteren Jahrgänge aber gerne nacharbeiten. Ich kontaktiere Sie diesbezüglich per Mail.

  6. Sehr geehrter Herr Dr. Kaufmann,
    herzlichen Dank für diese tolle Tabelle. Genau was ich gesucht habe. Super! Ich freue mich schon auf 2020 😉
    Ihnen alles Gute!
    Sonnige Grüße
    Andrea Jashari

      1. Da muss ich doch folgendes noch anmerken; ich habe mir gerade das Impressum angeschaut und kann nicht anders als Ihnen natürlich viele Grüße aus Evinghausen zu senden 😉

  7. Hallo Herr Kaufmann,
    ich bin begeistert von der Tabelle.

    Könnten Sie mir per email ein angebot schicken, was eine Umschreibung auf 2016 kosten würde.

    Vielen dank.

    1. Hallo Rico,

      die Mail ist raus, aber ich kann das hier auch gerne öffentlich schreiben. Gegenwärtig nehme ich für eine simple Umschreibung auf ein anderes Jahr pauschal 30 €.

  8. Hallo Herr Kaufmann,
    ich habe das Tool eben entdeckt und bin begeistert. Ich hatte eine ähnliche Tabelle selbst gebastelt, Ihre ist aber noch besser! Vielen Dank dafür! Ich komme allerdings mit den Überstunden nicht klar. Wird hier mit 100min pro Stunde gerechnet? Kann mir die krummen Zahlen nur so erklären… und stimmen dann die Überstunden hinsichtlich einer 60min-Zeit? Ich würde mich über Ihre Antwort freuen.

    1. Ja, die Überstunden werden als Dezimalwert berechnet. Man kann das auch anders lösen, aber ich habe mich für diesen Weg entschieden.

    1. Wie in meinem Blogbeitrag erwähnt, berechnet die Tabelle bewusst keine Überstunden für Tage, die in der Zukunft liegen, damit sich dort nicht bereits im Vorfeld Minusstunden anhäufen. Das Soll dieser Tage wird aber jederzeit korrekt berechnet und eingetragen.

  9. Hallo Herr Kaufmann,
    vielen Dank für Ihre ExcelTablle. Ich habe sie gestern Abend im Netz entdeckt und bin begeistert! Ich habe seit einiger Zeit eine kleine Leasing Firma und bin für diese Hilfe sehr sehr dankbar. Ich habe gestern bereits angefangen meine laienhafte Zeitdokumentation der Mitarbeiter auf Ihre Tabelle umzustellen.
    Nun meine Frage. Ich habe einen Minijopper, der 15 Stunden pro Monat arbeitet, also zwei Tage im Monat. Wie stelle ich die Tabelle so um, damit die Stunden richtig gezählt werden?
    Viele Grüße aus der Hauptstadt
    Martina

    1. Entweder man gibt im Blatt „Gesamt“ entsprechend 15 Stunden Wochenarbeitszeit ein. Dann werden diese auf die fünf Werktage verteilt, was in der Summe letztlich zum gleichen gewollten Ergebnis führt. Oder man möchte es tatsächlich so umgesetzt haben, dass die Arbeitszeit auf zwei bestimmte Tage verteilt wird. Dann müsste ich die Formeln der Tabelle umschreiben.

  10. Super! Vielen Dank! Ich habe allerdings eine Frage: Wie kann ich Pausenzeiten eintragen? Ich mache individuelle Pausen, also mal 1 Stunde, mal eine halbe… Ich hab noch nicht raus, wie ich das in die Tabelle eintragen kann. Können Sie mir damit helfen? Vielen Dank!

    1. Pausen können individuell in Spalte F eingetragen werden. 0:30 für eine halbe Stunde, 1:00 für eine ganze Stunde. Macht man mal mehrere Pausen am Tag, muss man sie summiert eintragen.

  11. Hallo
    auch ich finde die Tabelle das beste Tool zur Erfassung der Arbeitszeiten.
    Nur habe ich da ein paar Fragen.
    Urlaubstage werden mit 0 Sollstunden erfasst. Das ist aber nicht richtig. Urlaubstage zählen als geleistete Iststunden entsprechend der durchschnittlichen Sollstunden.
    Kann dies geändert werden?

    1. Das kann geändert werden, aber dafür müsste man die Formeln in den Spalte H und I umschreiben. Es ist entsprechend aufwändig. Die Frage wäre zudem, was man dann bei der Arbeitszeit in Spalte G berechnen lässt.

      1. Hallo
        wie und was geändert werden müsste kann ich in Ihrer Tabelle nicht nachvollziehen.
        in der Spalte G müsste die vereinbarte Sollarbeitszeit erscheinen,
        das gilt natürlich nicht für von vornherein als freie Tage vereinbarte Tage (z.B. Feiertage)


        1. ich hab es so gelöst, das ich bei ist und soll jeweils die vereinbarten Stunden per Hand eintrage. der beginn und das ende werden dabei mit 0:00 angegeben
          funktioniert auch

        2. Ohne vertiefte Kenntnisse von Excel wird es Ihnen auch nicht möglich sein, die Formeln anzupassen. Wenn ich da für Sie Änderungen vornehmen soll, müssten wir telefonieren und Sie mich beauftragen.

  12. Hallo Herr Kaufmann,
    vielen Dank, sehr gutes Tool! Fragen dazu:
    1. Wie gehe ich mit Arztbesuchen um, die nur wenige Stunden eines vollen Arbeitstages beanspruchen?
    2. Ist es gesetzlich möglich, dass ich krank gemeldet bin (beispielsweise Fraktur), zu Hause aber dienstlich tätig bin und dies mir als Arbeitszeit anrechnen lassen möchte?
    Vielen Dank für Ihre Stellungnahme!

    1. Hallo Herr Amber

      Zur Frage 1: Ich würde den Arztbesuch zur Arbeitszeit schlagen und in Spalte J oder an anderer Stelle eine Anmerkung eintragen, damit man dies später nachvollziehen kann. So ist die Berechnung weiterhin korrekt. Ob dies aber strengen gesetzlichen Anforderungen einer Arbeitszeiterfassung entspricht, kann ich nicht beurteilen.

      Zu Frage 2: Diese Frage geht weit über die technischen Aspekte der Arbeitszeiterfassung hinaus. Da müssen sie einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Juristen konsultieren oder nach seriösen Quellen im Netz Ausschau halten.

  13. Hallo und Guten Abend Herr Kaufmann,
    ich bedanke mich für Ihre gut gemachte Excel-Vorlage der Arbeitszeiterfassung. Leider beträgt meine tägliche Arbeitszeit 7,8 Stunden. Könnten Sie mir eine angepaßte Formel zukommen lassen? Ich wäre Ihnen sehr dankbar dafür.
    Wünsche Ihnen ein schönes Wochenende.
    Freundliche Grüße
    Hans-Jürgen Meizler

    1. Danke für das Lob. Sie können auf dem Blatt „Gesamt“ einfach die Wochenarbeitszeit anpassen. In Ihrem Fall müssten das 39 Stunden sein.

  14. Hallo Herr Kaufmann,
    danke für die tolle Excel-Vorlage. Sie hat mir schon sehr geholfen. Jetzt haben sich so einige Überstunden angesammelt und jetzt stelle ich mir die Frage- Ist es den auch möglich Überstunden zurück zu rechnen. Wie kann ich die Formel so verändern, dass wenn ich in der Spalte C Überstunden eintrage auch die Stunden X vom Konto abgezogen werden.
    Danke für ihre Hilfe und noch ein schönes WE.

    1. Wenn ich Sie richtig verstehe, wollen Sie Überstunden abbauen. Das beherrscht die Tabelle bereits. Wenn Sie an einem Werktag keine Arbeitszeit eintragen, weil Sie dort nicht gearbeitet haben, erhalten Sie entsprechend Minusstunden.

      1. Hallo Herr Kaufmann
        Danke für die schnelle Antwort. Nur leider ist das für mich nicht ersichtlich. Beispiel. Ich habe 8 Überstunden. Die möchte ich am Freitag wieder abbauen. Ich trage also nichts in der jeweiligen Zeile ein nur in der Spalte C vermerke ich “ Überstunden“ . In der Spalte I werden mir diese 8 Stunden nicht als Minus angezeigt-es steht eine Null. Somit können die minus Stunden auch nicht von meinem Überstundenkonto abgezogen werden. ???????? Wie kann ich für meinen Chef das so gestalten, dass auch er das auf den ersten Blick erkennt. Danke für Ihre Mühe.

        1. Verstehe. Sie dürfen in diesem Fall nichts in Spalte C eintragen, weil davon die Soll-Berechnung des Tages beeinflusst wird. Sie könnten die Spalte J nutzen, um diese Anmerkung unterzubringen. In meiner Tabellen-Neufassung für 2020 wird es eine extra Spalte für Anmerkungen geben, die keinen Einfluss auf die Berechnung haben.

  15. Hallo Herr Kaufmann,

    Die Tabelle an sich ist top!
    Aber wieso wird in Spalte C das soll beeinflusst?
    wenn man krank ist bekommt man ja trotzdem 8h angerechnet diese kann man aber dann nicht eintagen wenn man in C krank eingibt. Bei Feiertag und Urlaub ist es klar aber bei krank sollten eigentlich trotzdem 8h angerechnet werden und bei Frei sollten 8h von den Überstunden abgezogen werden damit dieser Punkt als Überstundenabbau dient und auch seinen Nutzen erfüllt.

    Mfg Robin

    1. Es ist in der Tat eine Überlegung wert, ob ich in der Version 2020 bei Krankheit das Soll und die Arbeitszeit auf 8 Stunden stelle (bei einer 40-Stunden-Woche). Am Endergebnis änderst das freilich nichts. Die Anmerkung für den Überstundenabbau werde ich in eine neue Spalte auslagern. Danke für das Feedback.

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